La réponse automatique permet d’envoyer, après un délai défini, un message préconfiguré à un avis reçu (selon un gabarit et une langue choisis). L’objectif est de gagner du temps, d’assurer une présence constante et d’unifier le ton de réponse.

1. Souscription (Admin)

⚡ Doit être activée en premier lieu pour rendre accessibles les autres réglages (Point de service, Gabarits, Réponse manuelle).

Qui peut activer : uniquement les usagers ayant le rôle Administrateur.

Portée : l’activation s’applique à l’ensemble des points de service de l’organisation.

Délai : possibilité de définir le délai de réponse automatique (en minutes) avant l’envoi.

Important :
Si la réponse automatique n’est pas activée à ce niveau, les gabarits ne seront pas déclenchés et aucune réponse automatique n’est envoyée.

Quand vous activez la réponse automatique, une boite apparait où il faut sélectionner si vous voulez activer pour “Toutes les succursales” ou Non. Si vous sélectionnez Non, vous devrez le faire succursale par succursale.

2. Point de service (PoS)

Chaque gestionnaire peut décider si la réponse automatique est utilisée pour son point de service.

Rendez-vous dans vos paramètres, et sélectionnez Point de service dans le menu en bas à gauche.

Ouvrez la page du POS à modifier et cochez le bouton pour activer ou non la réponse automatique.

• Interrupteur local : Activer la réponse automatique aux avis.
• Utilité : adapter l’usage selon la réalité de chaque établissement (certains l’activent, d’autres préfèrent répondre manuellement).

3. Configuration des étiquettes

🔗 Pour déclencher une réponse automatique lorsqu’une étiquette est attribuée, consultez l’article : « Avis / Relier les étiquettes aux réponses automatiques ». Cela explique comment associer vos étiquettes à l’envoi d’une réponse.

La réponse automatique aux avis se configure du plus global au plus local : permet de standardiser vos réponses tout en laissant la flexibilité nécessaire aux équipes terrain et aux cas particuliers.